Cliente de Correo Electrónico: Elementos y Funcionalidad



¿Qué es un cliente de correo electrónico?



Un cliente de correo electrónico consiste en un programa instalado localmente en un PC o Mac que se encarga de comunicarse con el servidor de correo, recoger los mensajes que han llegado al buzón y mostrarlos de una forma ordenada. También permite escribir nuevos mensajes y se encarga de entregarlos al servidor de correo para que este los canalice hacia su destino.
Los programas más conocidos son Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Courrier, Mail para Mac OS, Mailbird,…


También llamados Mail User Agent (MUA), te permiten acceder a una o varias cuentas de correo, ya sea con un protocolo POP o IMAP, cada uno con sus ventajas e inconvenientes. También existen clientes de correo que pueden y permiten la gestión de contactos, calendarios y otras funciones como notas o tareas.

Dato: las tabletas y smartphones disponen de un cliente de correo nativo que permite el acceso a los emails.



Elementos


  • Destinatario
    Elemento primordial de un correo electrónico. Este es el correo de la persona que recibirá el mensaje y sin un destinatario el correo no llegará a ningún lado. Al llegar, el receptor de dirección de destinatario será el receptor de dirección del remitente.
    Asunto
    Éste es el título del e-mail y es lo primero que verá el destinatario antes de abrir el correo. Deberá tener información concisa e importante sobre lo que se trata el correo.

  • Mensaje

    Se expresa todo lo que se quiere comunicar, el cuerpo es el mensaje en sí.

    No tiene límites de palabras y puede extenderse todo lo que desee, pero es recomendable que no contenga tanta información.

    Debe poseer una buena y ciertos aspectos que se deben cuidar a la hora de redactar un correo y cosas que tomar en consideración antes de enviarlo.

- Saludo: Debe ser la primera parte del mensaje y es primordial si se trata de un correo electrónico formal.  La manera en la que se redacta un saludo depende de quién es el destinatario y quién es el remitente.

- Contenido del mensaje: Se comunica todo lo que se desea lograr con dicho mensaje. Llegar al punto rápidamente, pero recordando siempre mantener un tono cordial, sin ser extremadamente amigable pues se sobrecarga de detalles el contenido y se pierde de vista el verdadero propósito. El mensaje debe intentar imitar la conversación oral y reflejar explícitamente a dónde se quiere llegar usando los signos gramaticales y una buena ortografía.

- Despedida: Este segmento es el cierre del mensaje. Para cumplir el propósito de comunicar todo lo que se desea, un buen cierre es esencial. Es recomendable que las despedidas tengan el nombre del remitente, aunque esto puede variar dependiendo de la situación.

  • Archivos
    Son los archivos que se le adicionan al mensaje para ser descargados por el destinatario. Estos pueden ser muchos y de distintos tipos, pueden adjuntarse fotos, videos, documentos, carpetas, presentaciones, hojas de cálculos, etc.


  • Campo CC
    Significa copia de carbón. Es la copia que se envía a otros destinatarios. Aquí se anotan las otras direcciones de correo a quienes le llegará la copia del e-mail enviado.

  • Campo CCO
    Significa copia de carbón oculta. La opción CCO enviará la copia con más privacidad. Usando CCO, se ocultan las direcciones de cada destinatario. Es decir, los destinatarios no verán a quién más fue enviado el correo.



Funcionalidad


Los clientes de correo electrónico comienzan su función cuando se comunican con los servidores de correo electrónico, permitiendo el envío de mensajes, siendo imprescindible conocer la cuenta (identificador del usuario) y recibimiento de mensajes de forma segura, para lo que hay que conocer la dirección de la máquina del usuario al que queremos enviar dicho mensaje. Se utilizan los protocolos POP3 y SMTP.


  • Recibimiento de correos electrónicos

Para recibir mensajes de correo electrónico que provengan del servidor de correos, el usuario debe dar al cliente una cantidad de órdenes de configuración que permitan recibir mensajes por el puerto 110. De este modo, el cliente funcionará como mensajero que se encargará de ir al servidor y recoger todos los mensajes recibidos y colocarlos en el buzón de entrada.


  • Envió de correos electrónicos 

El proceso de envío de correos electrónicos a través de un cliente de correos es sencillo; creado y enviado el mensaje, una copia del mensaje irá a la bandeja de salida, mientras que otra copia será enviada al servidor de correo electrónico que se encargará de enviar el mensaje a su destino final.


Ventajas


  • Inmediatez: envío de mensajes a cualquier persona del mundo en cuestión de segundos.

  • Asíncrono: se puede enviar el correo, y dejar que la persona lo lea cuando desee.

  • Gratuito: miles de proveedores de email gratis

  • Envía documentos: se pueden adjuntar documentos personales, fotografías, videos, etc.

  • Curva de aprendizaje sencilla: fácil de aprender a enviar emails.

  • Rapidez: El envío y recepción de correos ocurre casi al instante.

  • Accesibilidad: cualquier consulta está al alcance de un email.

  • Ecológico: evita el papeleo, ayuda a cuidar recursos naturales y reduce la huella ambiental de las compañías y personas.

  • Gestión ágil y flexible: facilita a cualquier organización crear una estructura de comunicación interna muy eficiente, crea direcciones de correo personalizadas para colaboradores y las cadenas de correo y el almacenamiento permiten el seguimiento de las solicitudes, dudas o tareas.

  • Herramienta útil: dentro de esta ventaja está el Email marketing que consiste en enviar correos informativos, de ventas o con contenido de valor a clientes y prospectos.

  • Capacidad para enviar mensajes a varios destinatarios.

  • Permite el almacenamiento de la información: en la actualidad los correos electrónicos permiten almacenar la información para que ésta sea consultada y reutilizada.


Desventajas:


  • Sobrecarga de información: si no se establecen filtros, puede que mensajes poco relevantes se atraviesen en el camino de la comunicación de trabajo.

  • Genera malos entendidos: puede que las personas o áreas malinterpreten lo que se requiere de ellas.

  • Distractor del tiempo: La publicidad excesiva de un servicio de correo gratuito puede ser motivo de distracciones.

  • Atención continua y respuesta oportuna: Si se deja que la bandeja de entrada se llene, puede derivar en correos no leídos o ignorados. 

  • Objetivo de virus, fraude o ciberataques: Tanto el spam como los mensajes de contactos pueden tener archivos adjuntos con virus o enlaces hacia sitios con malware y también cualquier persona puede crear una dirección de correo genérica y hacerse pasar por ti. 

  • Almacenamiento en disco: algunos proveedores gratuitos imponen límites muy inflexibles a sus usuarios.

  • Una sola casilla: permiten que crees una casilla por lo general, salvo que tengas un proveedor pago.

  • Acceso a Internet: tanto para enviar como para recibir, se necesita tener acceso a Internet, no puedes usar e-mail sin conexión.

  • Su uso requiere dispositivo electrónico.

  • Correo equivocado: Hoy en día hay millones de cuentas de correo y en algunos casos, una dirección puede ser muy similar a otra, lo cual deriva en enviar correos a cuentas equivocadas.




Mejores clientes de correo electrónico


  • Mozilla Thunderbird
    Uno de los mejores clientes de correo, muy útil e intuitivo si estáis acostumbrados a navegar con Mozilla Firefox, haciendo realmente sencilla la utilización de correos de Gmail o Hotmail, los cuáles configura automáticamente para que el cometido sea más sencillo. También es válido para la mayoría de cuentas que trabajen con servidores IMAP, SMTP y SSL/TSL, solo con introducir tu nombre, la dirección de correo electrónico y la contraseña bastará para que la aplicación rastree el resto de parámetros en las bases de datos.


  • Mailbird
    Otro de los servicios que llevan varios años entre nosotros, sigue creciendo y ofreciendo cada vez nuevas bondades. Uno de los mejores clientes que podemos encontrar en el mercado. Respecto a la interfaz destaca la configuración por colores eligiendo entre millones de posibilidades, las notificaciones sonoras también se pueden configurar con varios sonidos a tu elección o subiendo tus propios archivos de audio.


  • Mailspring: Está inspirado en Apple Mail para acceder a nuestro correo electrónico aprovechando el espacio disponible en pantalla. Se destacan sus funciones de organización, como los gestos, el buscador integrado, los atajos y etiquetas, etc. Además se pueden programar mensajes para ser enviados más tarde.

  • Microsoft Outlook
    Microsoft Outlook solo está disponible si tenemos suscripción a Office 365, es un programa de mensajería que merece la pena. Permite agrupar y trabajar de forma organizada correo electrónico, calendario, contactos, tareas y prácticamente cualquier cosa que se ocurra. La seguridad es un aspecto muy trabajado, la versión para el hogar disfruta de las mismas medidas de seguridad que las herramientas usadas por Microsoft para clientes empresariales.


  • Postbox
    Gestor de correos electrónicos con características específicas que lo hacen diferente al resto, la configuración de las cuentas es perfectamente compatible con correos electrónicos de Gmail, iCloud, Yahoo! Mail, AOL, Office 365, Outlook, Fastmail y Protonmail, solo tendrás que introducir la dirección de email, el usuario y la contraseña para activar tu cuenta en Postbox.


  • Polymail
    Aplicación para OS X que destaca y resulta especialmente útil para aquellos que requieran del trabajo en equipo en sus quehaceres diarios. Tiene seguimientos de mensajes que nos permite saber cuándo y quién ha leído nuestros correos. Así mismo, tiene un feed de actividad en el que podemos ver todo al detalle en tiempo real y organizarlo todo a la perfección.


  • eM Client
    Es un programa de gestión de correos electrónicos, cuenta con su solvencia y características únicas, además de su similitud de manejo que resultará familiar a quienes estén acostumbrados a los sistemas de Microsoft. Uno de los clientes de correo multiplataforma, muy completo con el que los mensajes viajan encriptados, verás fácilmente los hilos y conversaciones y las opciones para responder a cada uno con respuestas predeterminadas.


  • Spike: Es una propuesta reciente disponible para Android, iPhone, iPad, Mac y Windows. Permite crear grupos para organizar los mensajes, tiene función Snooze para programar envío de mensajes, integra calendario y permite realizar audiollamadas y videollamadas.

  • Foxmail: Cuenta con el paquete básico: bandeja unificada, soporte para la mayoría de servicios, bloc de notas integrado, marcado de mensajes, vista previa, buscador integrado, entre otras. Está disponible para Windows y mac.





Fuentes consultadas:



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